Автоматизация сбора заявок на товары для централизованной закупки в сети розничных магазинов
В условиях современной розничной торговли эффективность бизнес-процессов напрямую влияет на прибыль. Даже небольшая задержка или ошибка на этапе формирования заказов может привести к дефициту товаров или избыточным запасам.
Компания с несколькими десятками территориально распределённых торговых точек столкнулась с проблемой ручного сбора заявок на закупку товаров. Менеджеры ежедневно обзванивали магазины, получая списки по 10–40 позициям необходимых товаров, а затем вручную формировали сводную таблицу с учётом дочерних организаций и пересчётом количества товаров по упаковкам (местам). Такой трудоёмкий подход занимал много времени и сопровождался частыми ошибками и дублированием данных. В итоге процесс регулярно задерживался, поскольку сотрудники не успевали своевременно предоставлять актуальную информацию о потребностях каждого магазина. Для растущей сети магазинов такой подход становился критическим узким местом, мешая планировать и оптимизировать закупки.
Проблемы до автоматизации
- Ручной сбор заявок – менеджеры обзванивали каждую точку, фиксировали данные вручную.
- Множественные таблицы – списки товаров из магазинов нужно было вносить в общую сводную таблицу.
- Ручной пересчёт – подсчёт количества упаковок и корректировка данных выполнялись вручную.
- Ошибки и дублирование – из-за ручного ввода часто возникали опечатки и повторение строк.
- Нет единого учёта – данные хранились фрагментарно, сложно было получить общую картину и своевременно реагировать на изменение спроса.
Все эти факторы превращали сбор заявок в узкое место компании, замедляя оперативную деятельность и увеличивая трудозатраты на административные задачи.
Решение: кастомное веб-приложение
Для устранения указанных трудностей была разработана специализированная система сбора заявок – веб-приложение на заказ, внедрённое командой WebSolutions. Менеджеры могут создавать шаблоны заявок с заданным набором товаров и параметрами упаковки, запускать сбор данных, выбирая конкретные магазины-участники. Сотрудники магазинов заполняют свои заявки через удобный веб-интерфейс – нужно лишь указать количество по каждой позиции.
В шаблонах можно заранее закрепить наиболее востребованные товары, чтобы не вводить их каждый раз заново, значительно сокращая время на подготовку заявок.
Ключевые функции системы включают:
- Настройка шаблонов заявок – менеджер задаёт перечень товаров, единицы измерения и параметры упаковок.
- Выбор участников сбора – указание точек продаж и ответственных лиц.
- Онлайн-формы для магазинов – заполнение заявки через браузер с проверкой корректности введённых данных.
- Автоматический пересчёт – система учитывает единицы измерения и автоматически конвертирует запросы в упаковки.
- Автоматическое формирование итоговой таблицы – система собирает все поступившие заявки в единую сводку с учётом пересчёта по упаковкам.
- Доступность на любом устройстве – система работает через браузер без установки дополнительного ПО, поддерживая компьютеры, планшеты и смартфоны.
После запуска процесса менеджером выбранные магазины получают уведомления и оперативно вносят свои данные в систему. Вся информация автоматически агрегируется в общем отчёте, что полностью исключает необходимость ручной сводки и минимизирует ошибки копирования данных. Встроенные оповещения напоминают ответственным лицам о необходимости заполнения заявки и информируют о крайних сроках, помогая соблюдать регламент.
Результаты для бизнеса
Внедрение системы дало следующие преимущества:
- Экономия времени: процесс сбора заявок ускорился в разы – вместо дней и часов для обзвона он занимает считанные минуты.
- Повышение точности: исключены ошибки ручного ввода и дублирование; единая система обеспечивает достоверность данных.
- Прозрачность учёта: актуальная сводная таблица доступна в любой момент, что облегчает контроль остатков и планирование закупок.
- Оптимизация процессов: менеджеры освобождены от рутинных действий и могут фокусироваться на аналитике и развитии бизнеса, а не на ручном вводе данных.
- Масштабируемость: система легко адаптируется под рост сети – для добавления новых магазинов не требуются дополнительные усилия.
В целом автоматизация сбора заявок на товары освободила менеджеров от рутинной работы и дала возможность быстрее реагировать на изменения спроса. Кроме того, высвободившиеся ресурсы можно направить на стратегические задачи компании, что снижает операционные затраты.
По предварительным оценкам, сотрудники стали тратить в несколько раз меньше времени на сбор и обработку заявок, что положительно сказалось на эффективности работы всей компании.
Автоматизация учёта заявок позволила сократить излишки на складах за счёт более точного планирования закупок, основанного на достоверных данных.
Менеджеры отметили интуитивно понятный интерфейс и удобство работы с новой системой: переход прошёл гладко и не потребовал длительного обучения.
Внедрение web-приложения позволило автоматизировать бизнес-процессы сети магазинов, упростить взаимодействие между центральным офисом и торговыми точками и принимать более обоснованные решения по закупкам.
Посмотрев на этот пример, задумайтесь: какие процессы в вашей компании требуют ручного контроля, отнимают много времени или сопровождаются ошибками? Проведите параллели с вашими бизнес-процессами и подумайте, где автоматизация могла бы принести наибольшую пользу. Специалисты компании WebSolutions готовы вам помочь в этом, предложить решение под ключ и обсудить детали проекта.
Ознакомьтесь с нашими кейсами — здесь собраны примеры автоматизации бизнес-процессов, которые могут дать вам идеи для собственных проектов и возможно, помогут увидеть как можно улучшить эффективность вашей компании.